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Déroulement d'une assemblée générale des copropriétaires

L'assemblée générale des copropriétaires se tient généralement dans la ville où se situe l'immeuble. Les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par présence physique, visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique. En principe, seuls les copropriétaires peuvent participer aux réunions d'assemblée générale. Toutefois, s'il le souhaite, tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire.

Lieu

En principe, l'assemblée générale de copropriété se réunit dans la commune où l'immeuble est situé, à moins que le règlement de copropriété (particuliers) prévoit un lieu différent.

Dans ce cadre et sauf disposition contraire du règlement de copropriété, une réunion d'assemblée générale peut par exemple se tenir :

au sein de la copropriété,
dans les locaux du syndic de copropriété (particuliers),
dans tout autre lieu situé dans la zone géographique prévue.

En l'absence de précision apportée par le règlement de copropriété, les copropriétaires peuvent décider à la majorité simple (particuliers) du lieu où se tiendra la prochaine assemblée générale.

Les copropriétaires peuvent participer aux assemblées générales par :

présence physique,
visioconférence (réunion avec vidéo)
audioconférence (réunion téléphonique),
ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.

La visioconférence, l'audioconférence ou tout autre moyen de communication et les garanties mises en place pour s'assurer de l'identité de chaque copropriétaire doivent être décidées en assemblée générale.

La décision doit être prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical (particuliers). Les frais occasionnés par ces moyens de communication (visioconférence...) sont à la charge du syndicat de copropriétaires (particuliers).

Pour garantir la participation des copropriétaires, ces moyens de communication doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Le copropriétaire qui souhaite participer par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique doit en informer le syndic 3 jours francs au plus tard avant l'assemblée générale. Cette information doit lui parvenir par tous moyens.

Composition

L'assemblée générale de copropriété se compose :

des copropriétaires qui souhaitent être présents (ou leur mandataire s'ils sont représentés),
du syndic de copropriété (particuliers) qui assure le secrétariat de la séance (sauf décision contraire de l'assemblée générale),
d'un président et, s'il y a lieu, d'un ou plusieurs scrutateurs désignés en début de chaque séance parmi les copropriétaires à la majorité simple,
et éventuellement de certains observateurs extérieurs.

Copropriétaires ou mandataires

En principe, seuls les copropriétaires peuvent participer aux réunions d'assemblée générale.

Toutefois, s'il le souhaite, tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire membre ou non du syndicat de copropriétaires (particuliers). Ce mandat ne peut pas être donné :

au syndic ou à la personne avec laquelle il vit en couple,
aux ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de la personne avec laquelle il vit en couple,
aux préposés du syndic (ses salariés) ou de la personne avec laquelle il vit en couple,
aux ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que la personne avec laquelle il vivent en couple.

Donner mandat à une personne pour se faire représenter en assemblée générale des copropriétaires - Modèle de document

Le mandat est obligatoirement écrit et doit comporter le nom du mandataire.

Si le nom du mandataire n'est pas mentionné, le syndic remet le mandat en début de réunion au président du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote. En l'absence du président du conseil syndical ou, à défaut, de conseil syndical, le syndic remet ce mandat au président de séance désigné par l'assemblée générale.

Chaque mandataire peut recevoir au maximum 3 délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de 3 délégations si :

le total de ses voix et de celles qui le mandatent n'excède pas 10 % des voix du syndicat,

ou s'il participe à l'assemblée générale d'un syndicat principal et si toutes les personnes qui le mandatent appartiennent à un même syndicat secondaire (particuliers).

Le mandataire désigné peut également déléguer son mandat à une autre personne à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.

À noter

lorsque des époux sont copropriétaires en commun d'un lot de copropriété, ils peuvent recevoir personnellement des délégations de vote.

Observateurs extérieurs

Les locataires des logements d'une copropriété ne sont pas admis à participer individuellement aux assemblées générales.

Toutefois, les associations de locataires affiliées à une organisation agréée ont le droit d'y assister si elles le souhaitent. Elles peuvent alors formuler leurs observations, sans pour autant pouvoir prendre part au vote.

Par ailleurs, rien n'interdit à une personne extérieure d'assister à une réunion d'assemblée générale si elle obtient l'accord des membres du syndicat.

En pratique, cela peut être le cas par exemple :

d'un architecte,
d'un artisan,
d'un avocat,
du futur acquéreur d'un lot de copropriété.

Feuille de présence

Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom, domicile et nombre de voix de chaque copropriétaire. Cette feuille doit être signée par chaque copropriétaire présent physiquement ou par le mandataire pour compter le nombre de voix lors de chaque vote et vérifier si les majorités requises sont réunies.

La signature n'est pas requise pour les participants à l'assemblée par visioconférence, audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

En cas de retard ou de départ anticipé d'un participant, l'heure doit être mentionnée.

La feuille de présence doit être certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale.

Elle peut être tenue sous forme électronique.

La feuille de présence est annexée au procès-verbal (particuliers).

Prise de décision

Les décisions relatives à la copropriété sont prises au cours de l'assemblée générale dans le cadre d'un vote qui diffère selon la nature de la décision à prendre (particuliers).

Les copropriétaires présents ou représentés votent.

Le vote doit se faire par écrit ou à main levée pour permettre d'identifier les copropriétaires qui ont participé au vote et de comptabiliser leurs voix.

Chaque copropriétaire a un nombre de voix proportionnel à sa quote-part exprimée en tantièmes ou millièmes. Ces tantièmes ou millièmes correspondent à la fraction représentée par son lot par rapport à l'ensemble de la copropriété.

Par exemple, un copropriétaire qui détient 100 millièmes dispose de 100 voix en assemblée générale, soit un total de 10 % du total des voix.

Toutefois, lorsqu'un copropriétaire possède une quote-part supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. Par exemple, si une copropriété compte 1000 millièmes et qu'un copropriétaire détient à lui seul 700 millièmes, la somme des voix des autres copropriétaires représente donc 300 millièmes. Le copropriétaire majoritaire verra donc ses voix ramenées au même chiffre que la somme des millièmes des autres copropriétaires c'est-à-dire 300.